Hóa đơn điện tử đã là hình thức bắt buộc với doanh nghiệp và ngày càng nhiều hộ kinh doanh. Đi cùng hóa đơn điện tử là chữ ký số của người bán. Bài viết giải thích vì sao hóa đơn phải ký số, tóm tắt các văn bản về hóa đơn qua từng giai đoạn và những việc cần chuẩn bị.
Vì sao hóa đơn điện tử phải có chữ ký số?
Với hóa đơn điện tử, vai trò của chữ ký tay và con dấu do chữ ký số đảm nhận. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023 (số 20/2023/QH15), chữ ký số bảo đảm ba đặc tính:
- • Xác thực người bán: chứng minh hóa đơn do đúng doanh nghiệp, hộ kinh doanh có mã số thuế ghi trên hóa đơn lập ra.
- • Toàn vẹn dữ liệu: bất kỳ thay đổi nào về số tiền, tên hàng, thông tin người mua sau khi ký đều làm chữ ký mất hiệu lực.
- • Chống chối bỏ: người bán không thể phủ nhận hóa đơn mình đã ký và gửi đi.
Nhờ đó, cơ quan thuế và người mua có thể tin cậy dữ liệu hóa đơn mà không cần bản giấy.
Các văn bản pháp luật về hóa đơn điện tử qua từng giai đoạn
Doanh nghiệp cần phân biệt văn bản đã hết hiệu lực và văn bản đang áp dụng:
| Văn bản | Nội dung | Tình trạng |
|---|---|---|
| Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 | Quy định về hóa đơn, chứng từ | Hết hiệu lực từ 01/7/2026 |
| Thông tư 78/2021/TT-BTC | Hướng dẫn Nghị định 123/2020/NĐ-CP | Được thay thế bởi Thông tư 32/2025/TT-BTC từ 01/6/2025 |
| Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 | Sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/6/2025 | Hết hiệu lực từ 01/7/2026 |
| Thông tư 32/2025/TT-BTC ngày 31/5/2025 | Hướng dẫn Nghị định 123/2020 và 70/2025, hiệu lực từ 01/6/2025 | Hết hiệu lực từ 01/7/2026 |
| Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 | Quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, hướng dẫn Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 | Đang áp dụng từ 01/7/2026 |
| Thông tư 91/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 | Hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP | Đang áp dụng từ 01/7/2026 |
Như vậy, từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, và Thông tư 91/2026/TT-BTC thay thế Thông tư 32/2025/TT-BTC. Hướng dẫn cũ dẫn chiếu Nghị định 123 hay Thông tư 78 cần được đối chiếu lại.
Chữ ký số trong quy định hóa đơn hiện hành
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử tiếp tục bao gồm chữ ký của người bán, chữ ký của người mua (nếu có) và thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử. Một số điểm cần lưu ý:
- • Người bán ký số trên hóa đơn điện tử, trừ các trường hợp Phụ lục Nghị định quy định không nhất thiết có chữ ký số.
- • Chữ ký số của người mua không bắt buộc, trừ trường hợp người mua và người bán có thỏa thuận khác.
- • Người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập.
Chữ ký số dùng cho hóa đơn là chữ ký số công cộng do tổ chức được cấp phép cung cấp theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP.
Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Tóm tắt Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
- • Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hình thức áp dụng chung cho tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; người nộp thuế thuộc diện rủi ro cao về thuế cũng sử dụng loại hóa đơn này.
- • Hóa đơn điện tử không có mã áp dụng cho doanh nghiệp thuộc một số lĩnh vực đặc thù như điện lực, xăng dầu, viễn thông, ngân hàng, bảo hiểm, vận tải, thương mại điện tử khi đáp ứng điều kiện về hạ tầng và giao dịch điện tử với cơ quan thuế.
- • Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền dành cho tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng trong các ngành như bán lẻ, ăn uống, khách sạn, vận tải hành khách, vui chơi giải trí.
- • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Các trường hợp còn lại có thể tự nguyện đăng ký sử dụng.
Hộ kinh doanh có cần chữ ký số không?
Câu trả lời phụ thuộc vào loại hóa đơn sử dụng. Trong thời gian Nghị định 70/2025/NĐ-CP còn hiệu lực, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được quy định là không bắt buộc có chữ ký số. Tuy nhiên, chữ ký số vẫn rất cần thiết với hộ kinh doanh vì:
- • Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cần chữ ký số để ký hóa đơn.
- • Chữ ký số dùng để ký tờ khai, nộp hồ sơ thuế điện tử, đăng ký và thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế.
- • Chữ ký số giúp ký hợp đồng điện tử với nhà cung cấp, khách hàng doanh nghiệp.
Các trường hợp hóa đơn không nhất thiết có chữ ký số hiện được nêu tại Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP; hộ kinh doanh nên đối chiếu văn bản này hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi quyết định không trang bị chữ ký số.
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì?
- 1. Rà soát văn bản đang áp dụng: cập nhật quy trình nội bộ theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, nhất là thời điểm lập và nội dung hóa đơn.
- 2. Trang bị chữ ký số công cộng còn hiệu lực: chứng thư phải đúng tên, mã số thuế của đơn vị. Kiểm tra ngày hết hạn và gia hạn sớm để không gián đoạn việc xuất hóa đơn.
- 3. Chọn hình thức ký phù hợp: USB Token phù hợp với đơn vị ký ít, làm việc tại một máy tính cố định; chữ ký số từ xa (HSM) phù hợp với đơn vị xuất nhiều hóa đơn, cần ký trên nhiều thiết bị hoặc tích hợp với phần mềm bán hàng.
- 4. Phân quyền và bảo mật: quy định rõ ai được ký hóa đơn, quản lý mã PIN, không để USB Token cắm sẵn trên máy dùng chung.
Hilo-CA đồng hành cùng doanh nghiệp trong ký số hóa đơn
Hilo-CA là dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Công ty Cổ phần Dịch vụ T-VAN Hilo, hoạt động theo Giấy phép số 690/GP-BTTTT ngày 25/10/2021. Chữ ký số Hilo-CA dùng được cho ký hóa đơn điện tử, kê khai thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội và ký hợp đồng điện tử.
Đăng ký mới hoặc gia hạn USB Token Hilo-CA ngay trên HiloShop: chọn gói, thanh toán online, giá đã giảm 40% so với giá niêm yết.
Liên hệ Hilo-CA qua hotline 1900 2929 62 hoặc email cskh@hilo.com.vn để được tư vấn chữ ký số phù hợp với nhu cầu xuất hóa đơn của đơn vị.
